Mettre en place un projet DSN

Cet article est une synthèse du Guide de démarrage de la DSN édité par http://www.dsn-info.fr/

Alors que la phase 2 de la DSN est effective et que la date butoir de la généralisation de la DSN est au 1er janvier 2017, de très nombreuses entreprises n’ont pas encore organisé leur passage à la DSN. Trois raisons se dégagent principalement :

  1. Une mauvaise compréhension ou une méconnaissance du calendrier et des obligations qui leur incomberont
  2. Une mauvaise compréhension des bénéfices économiques et des avantages pour leur organisation
  3. Une mauvaise appréhension du projet, en termes de charges comme de délais

Or, si les experts sont unanimes pour démontrer les bénéfices de cette obligation – un gain de temps mensuel de quelques heures-homme, à plusieurs jours-homme selon la taille de l’entreprise -. Cependant, ils le sont également pour prévenir que la charge de travail liée à la mise en place de la DSN sera elle-aussi conséquente : de 2 à 8 jours-hommes pour une TPE équipée d’un logiciel de paie, jusqu’à 20 jours-hommes pour une plus grande entreprise.

Ne pas confondre charges et délais !

Dans tous les cas, le passage à la DSN doit se gérer en mode projet, indique le GIP-MDS dans son Guide de Démarrage DSN . Il faut que ses responsables dissocient bien la charge de travail, plutôt raisonnable, des délais de réalisation. Ainsi, pour la TPE ou la PME équipée de son logiciel de paie, les délais de réalisation s’élèveront en moyenne à 2 mois. Et jusqu’à 1 an pour une ETI équipée d’un SIRH.

Heureusement, le Guide donne quelques pistes ou paramètres susceptibles de réduire ce délai moyen. En particulier :

  • Impliquer, dès le début du projet, les bons intervenants, et notamment un responsable qui portera les messages clés de la DSN auprès de la direction générale et des salariés
  • Veiller à la qualité des données manipulées : en effet, la DSN vient prolonger l’établissement de la paie, qui concrétise elle-même la prise en compte d’un large éventail de données issues mensuellement de processus et d’évènements – radiation, maladies, etc.
  • Anticiper la collaboration avec Sage.

 

La formation, un pilier fondamental

Environ un mois avant le début du projet, les responsables du projet doivent commencer à s’informer, à « s’imprégner » du sujet DSN, précise même le GIP-MDS. Les sources de connaissance sont nombreuses :

En complément de ces prises d’information, le Guide suggère de solliciter les organismes de protection sociale ou complémentaires et vos correspondants habituels, afin de compléter vos informations (par exemple, à propos des contrats de mutuelles complémentaires).

Les grandes étapes du projet de mise en place de la DSN dans une entreprise

Le comité de projet peut se mettre en place pendant la phase d’information. Il devra comprendre un responsable de la DSN, ainsi que les personnes directement impactées (gestionnaire de paie, acteur en charge du déclaratif).

Ce comité va ensuite très vite devoir répondre à des questions essentielles :

  • Définition d’une stratégie de l’entreprise compte-tenu de l’arrivée de la DSN
  • Vérification de son éligibilité aux dates d’obligation (mai 2015 ou janvier 2016)
  • Établissement d’un budget prévisionnel et d’un rétro planning, en particulier compte tenu de ses besoins vis-à-vis de son éditeur
  • Recensement des informations nécessaires au paramétrage de votre logiciel auprès des mutuelles, assurances, institutions de prévoyance…
  • Analyse de l’écart entre l’organisation actuelle et celle à installer : elle portera notamment sur le nombre et la qualité des données déjà disponibles et celles à fournir dans le cadre futur de la DSN, sur les procédures en place, les acteurs et les rôles à tenir

Dans la phase active du projet, avant les premiers envois de la DSN, le comité aura aussi à statuer sur un plan de test précis, à informer les salariés et à mettre en place une progressivité (par établissement, par déclaration…).

Enfin, il faudra procéder à un travail spécifique et exhaustif de vérification des principales procédures déjà en place.

  • Procédure d’embauche
  • Saisie d’un dossier dans l’outil de paie
  • Remontée d’un arrêt de travail
  • Fins de contrat de travail
  • Contrôle de la paie
  • Changements de situation
  • Calcul et paiement des cotisations

Cette phase permet de valider ou de faire évoluer les principes de récupération/saisie/validation/mise à jour des données nécessaires à l’établissement puis au traitement de la paie. Donc à l’envoi de la première DSN.

Le retour d’expérience des entreprises qui sont passées à la DSN.

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