La DSN avec Sage Paie & RH Génération i7 : une mécanique bien huilée pour KG Industrie

KG

Entretien avec Stéphanie Gaisne, Responsable de la paie

Sous-traitant de grands donneurs d’ordres industriels, KG Industrie allie l’usinage et l’assemblage de pièces mécaniques. Client Sage historique, KG Industrie met en place la Déclaration Sociale Nominative en novembre 2014, à la faveur de la montée en version Génération i7 de son logiciel de paie Sage. Stéphanie Gaisne, responsable de la paie, a déjà presque oublié comment elle faisait avant pour ses déclarations, tant la DSN simplifie aujourd’hui son quotidien…

Entretien avec Stéphanie Gaisne, Responsable de la paie

 

La précision, ADN de l’entreprise

 

Respectivement fondées en 1927 et en 1947, Grillot et Kirchheim ont été réunies en 1988 pour composer ensemble une entreprise de taille suffisante et bénéficiant de la complémentarité de leurs compétences, en sous-traitance de mécanique de précision au profit de donneurs d’ordres issus de la plupart des secteurs industriels. Accompagnant ses clients dès le démarrage des projets, apportant expertise et qualité, KG Industrie est présent dans l’usinage de pièces mécaniques de tous types de matériaux et dans l’assemblage de sous-ensembles sous contrôle qualité.
Son spectre étendu de savoir-faire lui permet de fournir des prototypes et des séries courtes à moyennes pour des secteurs aussi innovants que les industries spatiales, aussi précis que le médical ou aussi exigeants que le nucléaire. Une certification ISO 9001 valide les bonnes pratiques du management de la qualité en vigueur au sein de la PME d’une trentaine de personnes.

 

Une culture de qualité appliquée à la paie

 

Déjà ancienne au sein de l’entreprise, Stéphanie Gaisne a commencé comme assistante commerciale jusqu’en 2000,
où elle s’est vue proposer la responsabilité du périmètre gestion du personnel, paie et déclarations sociales.

« Malgré mon BTS assistante de gestion PME/PMI, ce changement de poste a représenté pour moi un gros challenge.
J’ai pu heureusement m’appuyer sur Sage Paie & RH pour prendre la mesure de la complexité de l’environnement paie.

La modélisation des process induits par le logiciel et les paramétrages réglés en amont ont très clairement facilité mes premiers pas ».

Déclinant la culture de l’entreprise au niveau de la paie, Stéphanie Gaisne accorde une attention scrupuleuse à la qualité de la production.

« Le côté stressant de ce métier, même 14 ans après, c’est le risque d’erreur sur un bulletin. Je me mets la pression chaque mois pour que tout soit parfait. Et je me tiens informée des évolutions, je suis régulièrement des formations de mise à niveau pour intégrer les changements, au niveau de la loi Fillon ou des allocations familiales, par exemple ».

 

La paie externalisée, un essai non concluant

 

Au bout de quelques années après sa prise de poste, une nouvelle organisation a été mise en place pour faire évoluer la mission de Stéphanie Gaisne.

« Afin de me donner davantage de temps, notamment pour produire des tableaux de bord de gestion, nous avons décidé de confier à l’extérieur la production de la paie, seule l’édition des bulletins étant conservée chez KG Industrie, ainsi bien sûr que l’émission des virements.Hélas, pendant les trois années qu’a duré l’expérience, le prestataire retenu n’a jamais été capable de maîtriser le paramétrage de nos données. De multiples erreurs et incohérences affectaient chaque mois la fiabilité de notre système de paie, comme par exemple l’apparition de primes indues ou une totale confusion dans la gestion des chèques vacances. Bien sûr, des progrès ont été accomplis au cours de la collaboration mais je n’ai jamais été sereine et devais chaque mois consacrer le temps supposé gagné à tout vérifier, à alerter notre prestataire sur les erreurs, obtenir parfois avec délai un résultat satisfaisant et à valider et re-valider. Au bout de trois ans, il fallut se rendre à l’évidence : notre solution d’externalisation ne fonctionnait pas. Nous avons donc décidé de mettre fin à l’expérience et de revenir à la situation précédente ».

 

La DSN, source de productivité

 

« Accompagnés par notre partenaire Aptetude, nous avons migré vers Sage Paie & RH Génération i7 en novembre 2014 de manière à pouvoir adopter la Déclaration Sociale Nominative de façon anticipée. La migration s’est passée sur deux jours, dont trois demi-journées consacrées à l’installation et au paramétrage et une demi-journée environ de formation. Si j’ai tâtonné un peu au tout début, je dois dire que le bénéfice de la DSN est très rapidement apparu. Je gagne du temps, c’est sûr. Si le travail est bien fait en amont, ça se passe très simplement. Schématiquement, il y a la déclaration mensuelle d’une part, c’est à dire l’envoi du fichier à l’URSSAF et les événements éventuels, maladies, entrées ou sorties, d’autre part. Sur la partie déclaration mensuelle, en quelque sorte une mensualisation très simplifiée de la DADS-U, le temps gagné se mesurera en fin d’année, quand la DADS-U sera devenue une simple formalité cette année et puis disparaîtra les années suivantes. Pour les événements, et singulièrement les arrêts maladie, là, le bénéfice est immédiatement tangible. Il n’y a aucune ressaisie à faire, plus de déclaration à l’assurance maladie, rien de tout cela. Je vais dans l’onglet arrêt de travail, je crée ma liste des arrêts de
travail en appelant les personnes, en indiquant les dates de début et de fin et en indiquant s’il y a subrogation ou non. Chez nous, la subrogation n’intervient qu’au bout d’un an d’ancienneté. En plus, l’ergonomie de Sage Paie & RH Génération i7 est clairement un plus. Les petites icônes, que Sage appelle étiquettes, sont très pratiques pour créer des favoris. Sur mon bureau, je dispose de manière personnalisée de tout ce dont j’ai besoin : bulletins, DSN, historique des virements, livre de paie… J’utilise aussi beaucoup la possibilité de faire des tableaux de bord, comme par exemple les allègements Fillon, l’attribution des chèques vacances, bien sûr la liste des salariés ou encore le suivi des IJSS. Franchement, je ne comprends pas les gens que je croise en formation qui me confient que le passage à la DSN leur fait peur. Je suis tellement sereine désormais que j’ai volontiers accepté la proposition de mon agent traitant à l’URSSAF de devenir entreprise testeuse pour la Phase 2 !
».

 

Aptetude, Sage d’Or 2014

 

Depuis plus de quinze ans, Aptetude accompagne les PME/PMI avec une offre globale. Gestion, maîtrise informatique, développement et communication : la convergence des solutions apporte aux entreprises confort d’exploitation et hauteur stratégique. Aptetude ajoute le conseil aux solutions pour servir ses clients : audit & conseil, intégration, maintenance, sécurité et assistance.
Implantée à Wissous (Essonne), Aptetude compte 38 collaborateurs pour 1 550 clients sous contrat. Classée dans les trois premiers revendeurs nationaux Sage en 2009, l’entreprise a été récompensée par trois Sage d’Or en 2009, 2011 et 2014.
www.aptetude.fr

Au 1er janvier 2016, la Déclaration Sociale Nominative, mensuelle et unique, remplacera les principales déclarations sociales des entreprises issues de la paie. Cela permet de gagner du temps et de sécuriser les démarches déclaratives en supprimant des étapes manuelles chronophages et les risques d’erreurs qui y sont associés. Grâce à l’automatisation du processus d’envoi des DSN mensuelles, il n’est plus nécessaire de multiplier les manipulations de fichiers sur le disque de l’ordinateur puis de se connecter à la plateforme pour les transmettre. La DSN permet d’effectuer, directement dans le logiciel, les déclarations de la DSIJ (indemnités journalières pour les arrêts maladie, maternité et paternité), de l’AED (Attestation Employeur Dématérialisée pour les départs des salariés de l’entreprise), de la DMMO et EMMO (déclaration mensuelle d’entrée et de sortie des salariés) ainsi que les radiations d’organismes de mutuelles et de prévoyance. Testée et validée avec des utilisateurs pilotes depuis novembre 2013, le module Sage DS inclus dans l’offre Sage Paie & RH Génération i7 permet de se préparer dès maintenant et avec sérénité à la DSN, levier majeur du choc de simplification engagé par l’État.

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