MFRS pionnier dans la DSN phase 2 dès mars 2015

MFRS

Entretien avec Emmanuelle Ethgen, Directrice des Ressources Humaines
Christophe Planchon, Directeur Administratif et Financier

Mutuelles de France Réseau Santé fédère des services de soin, des magasins d’optique et d’audition, des établissements médico-sociaux et des logements étudiants et jeunes actifs en Rhône-Alpes et Bourgogne. MFRS a choisi il y a vingt ans de faire confiance à Sage pour l’ensemble de ses process de gestion d’un réseau multi-établissements. Le passage à la Déclaration Sociale Nominative pour l’ensemble de ses 47 établissements induit une simplification de sa paie. Emmanuelle Ethgen, sa DRH, et Christophe Planchon, son DAF, racontent comment MFRS, ayant accepté de devenir client pilote DSN, a géré ce projet en interne pour accompagner cette évolution en profondeur.

Entretien avec Emmanuelle Ethgen, Directrice des Ressources Humaines.

Christophe Planchon, Directeur Administratif et Financier.

 

Un réseau mutualiste en Rhône-Alpes et Bourgogne

 

Né dans l’Isère, le réseau est présent dans six départements de Rhône-Alpes et de Bourgogne. Client Sage depuis une vingtaine d’années, MFRS s’appuie sur Sage Paie & RH Génération i7 en édition pilotée pour gérer la paie, la masse salariale et le déclaratif.

« Nous sommes attentifs à l’efficacité de notre fonctionnement. Notre stratégie en termes d’équipements de gestion est de pouvoir automatiser ce qui peut l’être. Nous voyons cela comme un devoir d’exemplarité vis-à-vis des établissements de notre réseau mais également de nos clients. C’est dans cet esprit d’optimisation que nous avions choisi Sage comme partenaire il y a vingt ans ».

« Pour une organisation multi-établissements comme la nôtre, le passage à la DSN ne se résume absolument pas à une modification de paramétrages. C’est un projet de changement de notre organisation de paie, dans le sens d’une forte optimisation globale et d’une bonne dose de décentralisation auprès de nos gestionnaires de paie. »

Au 1er janvier 2016, la Déclaration Sociale Nominative, mensuelle et unique, remplacera les principales déclarations sociales des entreprises issues de la paie. Cela permet de gagner du temps et de sécuriser les démarches déclaratives en supprimant des étapes manuelles chronophages et les risques d’erreurs qui y sont associés. Grâce à l’automatisation du processus d’envoi des DSN mensuelles, il n’est plus nécessaire de multiplier les manipulations de fichiers sur le disque de l’ordinateur puis de se connecter à la plateforme pour les transmettre. La DSN permet d’effectuer, directement dans le logiciel, les déclarations de la DSIJ (indemnités journalières pour les arrêts maladie, maternité et paternité), de l’AED (Attestation Employeur Dématérialisée pour les départs des salariés de l’entreprise), de la DMMO et EMMO (déclaration mensuelle d’entrée et de sortie des salariés) ainsi que les radiations d’organismes de mutuelles et de prévoyance.
Testée et validée avec des utilisateurs pilotes depuis novembre 2013, le module Sage DS inclus dans l’offre Sage Paie & RH Génération i7 permet de se préparer dès maintenant et avec sérénité à la DSN, levier majeur du choc de simplification engagé par l’État.

 

La DSN, une décentralisation de la paie

 

« Nous fonctionnons selon un mode multi-établissements, avec des sites qui, du point de vue de la paie, sont à la fois payeurs et déclarants. Huit gestionnaires de paie assurent la coordination et la supervision de cette tâche. »

Concernée par l’obligation anticipée de la phase 2 de la Déclaration Sociale Nominative, Mutuelles de France Réseau Santé a décidé, sur propositionn de son partenaire Axe Informatique de se porter volontaire pour que l’un de ses établissements devienne entreprise pilote DSN et puisse tester en priorité la phase 2 dès mars 2015. Nous avons tenu à faire ce test pour apprécier la gestion du temps à partir d’une expérience en réel. Le retour d’expérience est qu’au delà de la mobilisation en temps de nos gestionnaires, c’est le contenu même de leur mission qui est extrêmement impacté. Avant, pour dire les choses simplement, le renseignement et la transmission des DUCS étaient centralisés au niveau de la DAF. Les contrôles, qui portaient prioritairement sur la cohérence comptable et informatique, y étaient également centralisés. Avec la DSN, ou plutôt les DSN, puisque chacun de nos 47 établissements établit sa DSN, les contrôles sont somme toute renforcés, exigés avec une régularité mensuelle et surtout, ce sont des contrôles de paie. Ce qui signifie concrètement que pour éviter des allers-retours ingérables entre le siège social et les établissements, c’est au niveau des gestionnaires de paie que les contrôles sont effectués. Avant la DSN, ils s’arrêtaient à l’établissement de la paie brute et les calculs de charges étaient faits ailleurs. Aujourd’hui, ils acquièrent une vision globale sur la paie. Avec pour corollaire un transfert de responsabilité et pour l’instant, au moins aussi longtemps qu’ils auront encore à faire par ailleurs les déclarations de salaires, un surcroit de travail.

 

Un projet de conduite du changement

 

Mutuelles de France Réseau Santé voit le projet de passage à la DSN monter en puissance au cours de l’année 2014, pour accélérer à partir de l’automne.

« La norme DSN ne s’est figée dans le détail qu’avec les premiers retours d’expérience, de la part des entreprises comme des institutions sociales. En clair, elle a beaucoup bougé ! Et même si Sage a su se montrer hyper réactif pour adapter ses fonctions et son ergonomie, ces changements dans la norme ont constitué une difficulté supplémentaire pour nos gestionnaires. Pour autant, nous avons avancé, grâce à notre partenariat étroit avec Axe Informatique. Notre partenaire a commencé par déterminer pour chaque gestionnaire les enjeux de formation/action en fonction de son expérience propre et du contexte de son périmètre. Nous avons alors plus précisément perçu l’un des enjeux fondamentaux du projet chez MFRS, à savoir la simplification de la paie. Pour certains cas particuliers, nous avions jusqu’à trois paramétrages différents sur nos bases en fonction des sites. En févier 2015, les paramétrages ont été terminés et les fichiers prêts. Les sessions de formation ont été étalées entre mars et avril de façon à mettre à profit notre test en mars avec notre établissement pilote. En parallèle de la mise de la première ligne en ordre de bataille, nous avons mobilisé la ligne managériale, avec un soutien renforcé aux managers opérationnels et une totale transparence vis-à-vis des directeurs d’établissements, des comités de direction des principaux établissements et des instances représentatives. Nous avons eu à coeur de prévenir d’éventuels dysfonctionnements dans la paie, même si la totale réussite du test nous a évidemment tous rassurés. Durant le mois d’avril, nous avons basculé l’ensemble des établissements, en commençant par les établissements dont nous savions qu’ils ne poseraient a priori aucun problème, pour rester dans une tonalité de communication positive. Pour la phase 2, le grand jour a été le 30 avril. Tout le monde, DAF, DRH et Axe Informatique a été mobilisé en soutien, avec pour objectif que ça se passe bien dès le départ ».

 

Axe Informatique

 

Logiciels de gestion Sage (1er intégrateur Sage sur son territoire) et solutions d’infrastructure réseaux. 25 ans d’expérience réseau & infrastructure auprès de 1 500 clients, administrations, collectivités, PME-PMI et grands comptes 55 collaborateurs, dont 15 consultants certifiés sur les solutions qu’ils mettent en oeuvre 7 agences sur les régions Rhône-Alpes, PACA, Bourgogne : Aix-en-Provence, Aix-les-Bains, Chalon-sur-Saône, Dijon, Grenoble, Lyon et Valence. Centre de compétence PME & MGE Sage Partenaire certifié Sage CRM Hot Line Sage d’Or 2014

www.axeinfo.fr

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