Sage Paie & RH Génération i7 sur le pont avec le Groupe Berto pour son passage à la DSN

Berto

Entretien avec Nathalie Venger – Responsable de l’administration du personnel du Groupe Berto

Entreprise familiale à la croissance rapide, le Groupe Berto a construit son succès en deux générations à partir de son fief Avignonnais autour d’une offre innovante et encore largement différenciante : la location de véhicules industriels et l’externalisation de moyens logistiques. Client pilote Sage pour la Déclaration Sociale Nominative phase 1 et phase 2, l’entreprise a tout de suite perçu le gisement de productivité induit et l’intérêt de basculer le plus tôt possible, quitte à adapter en profondeur son plan de paie et à mobiliser un groupe projet pour piloter une dynamique partagée entre trente structures juridiques.

Entretien avec Nathalie Venger – Responsable de l’administration du personnel du Groupe Berto

 

L’invention d’un nouveau métier

 

Émile Berto, père de l’actuel PDG du Groupe, crée en 1963 une entreprise de transport. Son fils Pierre-Yves le rejoint une quinzaine d’années plus tard au sein de l’entreprise. Anticipant une attente nouvelle des entreprises, Berto Location est créé en 1982, avec l’idée totalement en rupture de mettre à disposition de clients des véhicules industriels avec chauffeurs. Un second tournant vient totalement valider le modèle en 1992 avec la première externalisation d’importance de son service logistique par une entreprise industrielle. Pour accompagner le développement de la demande dans ce type de prestation émanant d’entreprises de plus en plus importantes et intégrant de multiples établissements, le Groupe Berto s’appuie alors sur une série de rachats d’entreprises locales au long des années 1990 et 2000 et maille le territoire national de dix-sept filiales. En 2013, cinquante ans après le transport du premier colis, le Groupe emploie 1 800 chauffeurs mis à disposition avec leurs véhicules de très nombreuses entreprises concentrées sur leur coeur de métier.

 

La paie, un service centralisé au service de trente structures juridiques

 

Nathalie Venger, dans le Groupe depuis 30 ans, est la Responsable de l’administration du personnel. À ce titre, elle supervise le service de la paie et anime depuis le premier jour le projet DSN mis en place au sein du Groupe Berto.

“ Sage fait aussi un peu partie de notre histoire, au sens où nous sommes totalement équipés Sage depuis plus de quinze ans, avec aujourd’hui des solutions telles
Sage 100 Moyens de Paiement, notre ERP Sage 100 Entreprises i7 et notre CRM en édition standard. Et bien sûr avec Sage Paie & RH SQL Génération i7 en éditions pilotées ”.

“ La DSN, c’est un tournant à prendre. Le projet a été pour nous l’occasion de simplifier notre plan de paie et notre organisation. Si le logiciel est bien paramétré, si chacun applique le plan de paie avec rigueur, avec Sage Paie & RH Génération i7, tout se passe ensuite quasi automatiquement. Finalement, tout se joue à l’entrée : il faut bien saisir le nouveau salarié et renseigner correctement les rubriques et les codes DUCS.Nous avons pris le temps pour mettre en place un protocole qui garantit que chacune de nos trente structures juridiques maîtrise et applique. Et ça marche ! ”

Le choix de la version SQL n’est évidemment pas neutre, l’intégration de nombreuses entreprises et la reprise de leur paie étant facilitées par le caractère universel de ce gestionnaire de base de données.

“ Les paies de nos trente sociétés juridiques, regroupées en dix-sept agences territoriales, sont faites au siège à Avignon par une équipe de 11 personnes qui traitent la paie, la gestion sociale, les déclarations, les cotisations et accompagnent sur le plan administratif les événements professionnels tels que l’entrée et la sortie. Notre logiciel est doté d’un applicatif qui va lire les cartes des conducteurs et ainsi alimenter la base chaque mois avec la réalité des emplois du temps. Lus et validés par les agences avant leur édition définitive, les bulletins sont édités en mode dématérialisé et diffusés via des coffres-forts ou par courrier dans le cadre d’un contrat cadre avec La Poste. En parallèle, notre équipe de techniciens de paie produit une série de tableaux de bord qui renseignent les agences au quotidien sur des données clés telles que la gestion des congés payés ou l’évolution des effectifs ”.

Pour pimenter un peu l’exercice et surtout animer l’équipe deux fois à chaque période, les sociétés juridiques sont organisées selon deux modalités très différentes. Il y a les sociétés qui paient en fin de mois et celles qui paient le 11 du mois suivant ! Différence qui pose d’emblée un problème à Nathalie Venger au lancement du projet DSN.

“ En 2014, le cas de paiements décalés n’était pas pris en compte par le GIE. L’URSSAF PACA s’est tout de suite mobilisée pour relayer notre cas de figure et faire évoluer le système en cours de finalisation ”

 

Une mise en mode projet pour piloter la bascule DSN

 

Au printemps 2014, Absys-Cyborg, son intégrateur, propose au Groupe Berto de faire partie des pilotes Sage pour la DSN phase 1. C’est naturellement Nathalie Venger qui traite la proposition.

“ Nous avons accepté immédiatement. Bien sûr parce que nous avons l’habitude de considérer les propositions d’Absys-Cyborg avec intérêt, tant ils connaissent parfaitement nos enjeux en matière de gestion automatisée. Mais surtout parce que toute démarche de nature à nous faire gagner du temps est ici prise très au sérieux, sachant que c’est chaque fin de période la course contre la montre pour éditer les bulletins en temps et heure et surtout sans erreur. Clairement, nous avons choisis d’être pilotes pour être prêts le plus vite possible, en tenant compte du fait que notre histoire à intégrations multiples promettait quelques nécessités d’uniformisation, capitales pour profiter à plein de l’effet de simplification ”.

Le chantier d’uniformisation est lancé dans la foulée de la décision de devenir pilote, en avril 2014. “Nous nous sommes mis en mode projet, avec un programme de travail jusqu’en janvier 2016 et un format de réunions spécifiques pour avancer pas à pas. Un comité de suivi qui représente les structures valide au fur et à mesure les propositions du groupe de travail”.

Tout commence par un sondage pour disposer d’un point de référence. “ Pour pouvoir valoriser le gain de temps éventuel, nous avons fait un sondage auprès des structures qui font elles-mêmes les attestations d’arrêt de travail en leur demandant le temps qu’ils y passent. Il y a unanimité à considérer qu’un dossier d’arrêt de travail réclame entre 15 et 20 minutes de traitement ”.

Le groupe de travail s’attèle alors à la définition d’un plan de paie strictement commun. “ Nous avons traité une à une toutes les rubriques, avec l’idée d’uniformiser mais aussi de faire un peu de ménage pour ne conserver que le strictement utile. Le plan de paie commun adopté, Absys-Cyborg est venu paramétrer l’ensemble des postes, en prévision de la DSN phase 1 et phase 2, indépendamment du calendrier réel de basculement ”.

Le Groupe Berto est alors prêt dans son ensemble. Reste à entrer dans la phase concrète… Le basculement anticipé en DSN phase 1, pour les structures techniquement éligibles, c’est-à-dire les cinq organisations payant en fin de mois, s’est passé en deux temps, au cours des mois de mai et juin 2014.

Nous avons choisi de tester grandeur nature sur deux structures : 1 structure de 50 salariés qui comprend 7 établissements et 1 structure monoétablissement de 40 salariés. Au vu du résultat très positif, les trois autres structures juridiques ont basculé dans la foulée ”.

Le basculement en phase 2 s’est déroulé selon le même schéma au premier trimestre 2015. Puis fin juin 2015, la problématique du paiement en cours de mois suivant étant intégrée par le GIE, les huit autres structures ont basculé en même temps, pour la phase 1 et pour la phase 2.

 

Un retour d’expérience très positif

 

Nathalie Venger tire un bilan plutôt satisfaisant de son expérience de client pilote Sage.

“ Il y a bien sûr une contrainte : on travaille sur un prototype qui subit parfois des remises en cause au cours du projet. C’est le jeu et cette nécessaire implication de notre part est plutôt valorisante, d’autant que chaque pilote a bénéficié d’un accompagnement personnalisé par un expert mis à disposition par son URSSAF de référence ”.

Quant à la simplification promise par la DSN, elle est bien au rendez-vous, surtout au niveau du réseau d’agences.

“ Pour la DSN phase 1, sachant que la DMMO n’a plus cours et que les déclarations d’arrêts de travail ont disparu dans leur forme chronophage, il reste les événements comme les entrées et les sorties, et de fait seules les entrées demandent encore du temps, puisqu’il faut saisir les coordonnées complètes des nouveaux salariés. En revanche, notre organisation centralisée induit que le temps gagné en réseau sur les arrêts de travail est en partie réinvesti en centrale. Globalement, nous estimons que le temps consacré à l’administration des arrêts de travail est divisé par 2 grâce à la DSN. Ce qui est considérable quand on a une population de 2 000 personnes. Pour la DSN phase 2, la déclaration mensuelle induisant des déclarations URSSAF pré-remplies, je visualise et je valide en 2 clics. Si la DSN est juste, la déclaration remplie automatiquement est juste. Avant, il fallait dans certaines structures jusqu’à une journée complète pour remplir la déclaration URSSAF ”.

Au 1er janvier 2016, la Déclaration Sociale Nominative, mensuelle et unique, remplacera les principales déclarations sociales des entreprises issues de la paie.

Cela permet de gagner du temps et de sécuriser les démarches déclaratives en supprimant des étapes manuelles chronophages et les risques d’erreurs qui y sont associés. Grâce à l’automatisation du processus d’envoi des DSN mensuelles, il n’est plus nécessaire de multiplier les manipulations de fichiers sur le disque de l’ordinateur puis de se connecter à la plateforme pour les transmettre. La DSN permet d’effectuer, directement dans le logiciel, les déclarations de la DSIJ (indemnités journalières pour les arrêts maladie, maternité et paternité), de l’AED (Attestation Employeur Dématérialisée pour les départs des salariés de l’entreprise), de la DMMO et EMMO (déclaration mensuelle d’entrée et de sortie des salariés) ainsi que les radiations d’organismes de mutuelles et de prévoyance.

Testée et validée avec des utilisateurs pilotes depuis novembre 2013, le module Sage DS inclus dans l’offre Sage Paie & RH Génération i7 permet de se préparer dès maintenant et avec sérénité à la DSN, levier majeur du choc de simplification engagé par l’État.

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